防貪專題系列

這是由廉政公署防止貪污處之「私營機構顧問組」所編撰的防貪專題系列的共三集, 與大家一起探討員工管理的監控。  為大家提供實用清單,以便及早發現任何「蛛絲馬跡」,及作出適當的預防工作。   

私營機構顧問組 -
   
廉政公署防止貪污處的私營機構顧問組免費為私營公司提供防貪諮詢服務,以加強其系統對貪污舞弊行為的防禦能力。
    自一九八五年成立至今,顧問組已為超過三千間私營機構提供防貪諮詢服務,涵蓋各行各業,而所提供的意見更是度身訂造,完全免費及絕對保密。再者,機構更可自行決定是否採納顧問組所提供的意見

若貴公司對此防貪諮詢服務有興趣,請致電2526-6363、傳真2522-0505或電郵asg@cpd.icac.org.hk與該組聯絡。該組承諾在接獲有關查詢後的兩個工作天內作出回應。

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( 文章由廉政公署防止貪污處轄下之私營機構顧問組提供 )

 

防貪專題系列() 

當大家臥病在床,可能會想起這句古老格言「預防勝於治療」,更為自己對健康的「後知後覺」感到懊悔。  若果在健康出現問題之前,懂得採取有效的預防措施,便不會落得「病入膏肓」此田地了。

廉署公署防止貪污處的「私營機構顧問組」負責人麥吳韻儀說:「 「預防勝於治療」這句格言也可以應用於商業運作上。  設立有效的運作監控機制就如擁有良好的免疫系統,能保障公司免受貪污或不當行為的侵害   讓我們一起分享由專業「企業健康」顧問所提供的防貪意見吧。

「預防勝於治療」

眾所週知,根據「預防勝於治療」的理念,除了有均衡的飲食和適量的運動外,定期的身體檢查對保持健康是十分重要的。而這個理念亦可套用在營商之道上。你若定期檢討公司的運作程序,便可及早發現及處理一些潛在的危機,以確保公司的健康。

「健康」清單──採購程序

普遍來說,採購是大部份公司的核心或支援服務。身為老闆,你絕對渴望知道公司的採購程序是否「健康」。那麼,我建議你花數分鐘,填寫下列的「健康」清單。

程序指引

1.  公司有否制定一份明確的採購指引?

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2.  公司有否具體說明不同價值的採購所使用的方法及其相關的程序?

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3.  公司有否具體說明不同價值的採購所需的審批權力?

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4.  公司有否具體說明因緊急需要而豁免一般採購程序的規則及審批權力?

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5.  公司有否就防止賄賂及要求員工申報利益衝突作出規定?

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分工

1.  以下工作是否有適當的分工:

 

 

                        - 物色及批核供應商/承建商?

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                        - 發出及批核訂單?

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                        - 收貨及認收服務?

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                        - 確認及批核付款?

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採購申請

1.  是否需要正式的採購申請書?

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2.  是否所有有關職員皆知悉採購申請的程序?

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3.  採購申請書是否能提供每宗交易的詳細資料?

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4.  有否保存一份審批職員的簽字式樣以便核對?

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供應商名單

1.  有否制定一份認可供應商名單?

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2.  是否將加入及剔除供應商名單的評審準則及程序通知供應商?

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3.  有否設立一套供應商表現的評核制度?

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直接採購

1.  公司有否具體說明直接採購的金額上限和審批權?

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2.  有否設立機制以確保物品價錢合理、揀選過程公正、及訂單並沒有被分拆以圖避過較嚴格的報價或招標規定?

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報價

1.  有否列明以報價方式採購的情況及所需要的報價數目?

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2.  有否訂定審批人員的職級?

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3.  是否規定將口頭報價及與標準程序有異的原因予以記錄?

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4.  有否安全措施防止報價單遺失或資料外洩?

 

 

5.  有否抽查報價記錄以確定無訛?

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電子採購

1.  有否採用專有使用者名稱和密碼以辨別登入者身份?

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2.  是否訂明各級人員的採購權限及其可使用的系統功能及資料?

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3.  有否提供報告以作監察及核實之用?

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4.  是否將機密數據加密處理?

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5.  有否措施防止報價資料於截標前被洩露、自動拒絕遲交的標書、及確保標書由最少兩位授權使用者開啟?

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投標

1.  招標文件有否提供足夠資料?

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2.  有否規定投標者須以白信封遞交其標書,並於白信封註明擋案編號、截標日期及時間?

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3.  有否採用雙重上鎖的投標箱,並由兩位適當職級的人員分別負責保管標箱鑰匙?

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4.  是否有既定的開標程序及評審投標者的準則?

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5.  是否規定將標書之分析及建議,和不建議採納與規格吻合的最低價標書的原因,予以記錄?

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6.  若價格並非審標的主要決定因素,是否使用客觀的評審機制揀選供應商?

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7.  若技術建議在評審中佔重要比重,有否規定投標者以兩個信封分別遞交技術建議及標價?

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8.  會否將結果通知落選的投標者?

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9.  有否制定豁免投標的情況及程序?

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其他

1.  是否將有關採購的政策及禁止員工收受非法費用或佣金的規定通知供應商?

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2.  有否規定小額現金採購需由授權者核實後才可申請發還?

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3.  有否制定使用「購物咭」的指引?

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「健康」報告

有多少個「否」?

健康狀況

行動

低風險

設定下次「健康」檢查時間

少於5

中度風險

考慮徵詢專業意見,以改善系統

5個或以上

高風險

應立刻尋求專業意見,以解決運作上的潛在問題

 

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防貪專題系列()

 

廉署公署防止貪污處的「私營機構顧問組」負責人麥吳韻儀女士問:「 大家可知道寄生蟲怎樣生存嗎?  牠靠竊取被寄生者的營養為生。  你絕對可以想像一個被寄生蟲入侵的人會變成怎樣了。  那麼,若有人像寄生蟲一樣,靠竊取你的貨物為生,你的生意又會怎樣呢?……

「寄生」商務

「喂!各位老友!快將呢一百箱電腦晶片搬上車啦,我]仲要去另一個倉搬一百箱電腦記憶體!如果唔係就誤期啦!」「記著查埋新訂批貨幾時到呀!我]要覆番!」這些對話幾乎每日都聽到。

如果你是「波士」,聽到這些對話的時侯,一定以為那麼頻密的貨物周轉和緊密的送貨期,必定可以令你「荷包腫脹」了。  可惜數月後,你赫然發覺自己的生意嚴重虧損,而你只是一名「一無所有」的「債仔」。  其實,你那班「伙記」已「另起爐灶」,更看準了你存貨監管程序的不足,將自己的業務「寄生」在你的公司內,偷取你的貨物,售予自己的客戶。  本應由你賺取的錢卻慢慢地溜進他們的口袋,兼且「袋袋平安」了!

「健康」清單──存貨管理

你要小心「保管」你的存貨。因為若果你的存貨管理系統缺乏完善的監控措施的話,莫說賺錢,你可能連用以賺錢的貨物也保不住,變成「一無所有」的「債仔」。  我建議你現在應替自己的存貨管理系統做一個「健康」檢查,花數分鐘完成下列的「健康」清單。

政策及程序

1.  公司是否已制訂存貨政策?

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2.  有否將該政策告知有關職員?

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3.  有否就存貨監控程序及有關管理職能的批核職級制訂指引?

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4.  有關政策是否已列明以下各點:

 

 

       - 將作盤存的貨品類別?

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       - 理想及最高存貨水平?

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       - 存貨資料的要求?

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存貨記錄

1.  存貨記錄單據是否能提供每宗交易之詳細資料?

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2.  每宗交易是否盡速登記在存貨記錄上?

 

 

3.  有否採用編號監控制度以確保單據完整無缺?

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4.  經撤銷或修改的交易是否已獲審批及記錄在案?

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5.  存貨記錄是否妥善保管?

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6.  若採用電腦系統,存取及更改資料的功能有否予以監控及記錄?

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管理及監察

1.  以下工作是否有適當的分工:

 

 

       - 出貨?

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       - 收貨?

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       - 管貨?

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       - 盤點?

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2.  有否清晰界定管倉人員的職務?

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3.  有否就移交倉庫管理工作制訂程序?

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貨品的收訖

1.  有否就貨品的收訖設立適當的保安程序?

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2.  貨品收據是否有順序的編號及記載每宗交易之詳細資料?

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3.  有否就特殊情況(如貨品損壞、索償、貨品不足或過量等)制訂措施及處理程序?

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貨品的發放

1.  貨品的發放是否備有經批核的出貨單據?

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2.  管倉人員有否保存一份授權批准取貨的人士的最新簽名式樣?

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3.  貨品是否按「先入為出」的原則發出?

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貨品的核對

1.  有否派出沒有參與貨倉管理的監督人員進行突擊存貨檢查?

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2.  有否制訂處理現貨數目與記錄不符的政策及指引?

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3.  有否訂明有權報銷貨品的人員職級?

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貨品的棄置

1.  有否就可丟棄貨品的情況、棄置貨品的程序、及授權批准棄置貨品的人員制訂指引?

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其他

1.  處理較敏感的存貨管理工作職員(如收訖貨品的職員)會否定期調職?

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2.  公司會否定期檢討貨倉的保安?

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3.  存貨管理是否已被編入內部審核的範圍內?

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「健康」報告

有多少個「否」?

健康狀況

行動

低風險

設定下次「健康」檢查時間

少於5

中度風險

考慮徵詢專業意見,以改善系統

5個或以上

高風險

應立刻尋求專業意見,以解決運作上的潛在問題

 

 

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防貪專題系列()

 

一座城堡雖然有着堅固的圍牆重重保護,但若沒有一隊好士兵,敵人一樣可以很容易攻陷它。同樣地,一個由操守有問題的「伙記」所操控的系統,縱使有配備完善的監控措施,你的業務亦會受到貪污及不當行為的威脅。……

 

自毀長城

    一間公司花了數十萬聘請顧問為其運作進行檢討,定會落實其中的建議,務必令公司的主要業務,免受貪污和不當行為的侵害。

    但數個月後,公司仍然是一團糟。  不斷膨脹的開支,與像坐過山車般下滑的收入數字,無法叫人明白究竟錯在那裡呢?  答案就是公司忽視招聘合適員工的系統,繼而不幸引入了一班互相勾結的不法份子,將公司的“城牆”拆毀,像吸血殭屍一樣,吸乾公司的資源。

「健康」清單──人事管理

    有些公司會在一些核心運作系統上,例如銷售、存貨、現金處理等,設立嚴緊的監控措施。  但是,在人事管理的監控系統上,卻只是得過且過。  我們必須緊記,操作系統的是公司的員工。  沒有精銳的士兵,堅不可摧的城牆是不能發揮其作用的。  你想知道你有一個完善的人事管理系統嗎?  請花數分鐘完成下列的「健康」清單吧!

政策及程序

1.  公司是否在人事管理上,以公開、透明及公平為原則?

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2.  有否就不同的人事管理事宜(例如員工招聘及晉升、工作表現評核、逾時工作的安排及員工申訴渠道等)制訂書面指引?

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3.  有否制訂員工守則,其內容包括收受利益/款待之規定、申報利益衝突及處利機密資料的指引?

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員工招聘及晉升

1.  入職要求是否由管理層批核及公開刊登?

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2.  是否有監控措施以確保所有申請得到妥善處理,例如記錄所有接獲的申請書、覆檢篩選工作、採用計分方法的評審制度、由甄選委員會作出評審決定、將評審及決定予以記錄?

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3.  晉升準則是否由管理層批核及通知所有合資格的職員?

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4.  有否成立晉升委員會,根據已批核的準則,考慮所有合資格的職員?

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5.  是否由管理層批核推薦建議,並將晉升結果盡快公布?

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工作表現評核

1.  有否將根據既定關鍵所訂定的各類工作評審準則通知各員工?

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2.  若評審過程牽涉同一職系中多位員工及不同的督導人員,有否設立覆核委員會以調整受評核員工的評級?

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3.  評審報告又有否向受評核員工展示,並由該員工簽名作實?

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聘請臨時員工

1.  所需的臨時員工數目、聘請時段及薪金數額是否由管理層批核?

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2.  有否依從適當的招聘程序,包括簡單的表現評核及記錄之保存?

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3.  有否招納一批合適人選以應付經常聘請臨時員工的需求?

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4.  是否有適當程序分配工作予該批事先招納的合適人選?

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監督值勤及逾時工作

1.  有否委派督導人員查核值勤及逾時工作的記錄及進行突擊檢查實際之值勤及逾時工作情況?

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2.  值勤記錄冊是否妥善存放?

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3.  有否記錄所有監察結果?

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4.  公司有否制訂工作產量指標及定期比較逾時工作的工作完成量和產量指標?

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5.  逾時工作是否預先得到指定管理人員的批准及由督導人員確認?

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6.  有否設立機制以確保逾時工作能公平及客觀地分配予有興趣的員工,包括甄選可執行逾時工作員工的準則及編配方法、該準則及方法的透明度、各員工的逾時工作記錄?

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處理員工投訴

1.  有否設立渠道予不滿有關人事管理決定的員工作出投訴,例如晉升及表現評核的決定?

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2.  有否向所有員工工布有關的申訴渠道?

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3.  是否有適當的處理投訴程序,例如絕對保密的保證、完善的記錄及由獨立人士進行調查?

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其他

1.  有否設立公正透明的輪班編制制度?

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2.  員工之間的班期互調是否由督導人員批核及予以記錄?

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「健康」報告

有多少個「否」?

健康狀況

行動

低風險

設定下次「健康」檢查時間

少於5

中度風險

考慮徵詢專業意見,以改善系統

5個或以上

高風險

應立刻尋求專業意見,以解決運作上的潛在問題